Synpunkter från avdelningsmötet

I det sista momentet på T:s avdelningsmöte fick deltagarna cirkulera mellan fyra åsiktsstationer, där uppklistrade post-it-lappar trängdes på blädderblock. Vid åsiktsstation 3 lämnade Susanne Gerlecz från länsstyrelsen i Västmanlands län sin sista lapp. På frågan om vad hon tyckte om avdelningsmötet, svarade hon positivt.

– Jag tycker att det har varit informativt och legat på en bra nivå. Det kändes genomtänkt och tydligt, säger hon.

Framförallt tyckte Susanne att Berth Danermarks anförande var intressant. Berth Danermark, sociolog från Örebro universitet, talade om ledningens ansvar att skapa rätt förutsättningar för god samverkan och att man måste respektera och våga diskutera olika synsätt i den nya organisationen.

– Det passade bra i detta sammanhang. Det ger mig en bild av att man på ledningsnivå ändå tänker på de här frågorna, säger Susanne.

Vid åsiktsstation 1 stod Sylvia Norén och Lena Gabrielsson på RT-enheten i Örebro och samtalade om tillsynsintegreringen. På frågan vad de tyckte om avdelningsmötet, gav de både ris och ros. Både Sylvia och Lena hade hoppats att de skulle få möjlighet att sätta sig med de personer som kommer att tillhöra just deras enhet efter nyår.

- Vi vill börja diskutera hur vi ska arbeta tillsammans, säger Sylvia.

Mest uppskattat från mötet var Trond Lutnaes presentation av erfarenheterna av tillsynssamordningen i Norge.

– Det var bra att han tog upp både positiva och negativa aspekter med sammanslagningen. Det gav en nyanserad bild, tycker Lena.

I det norska exemplet organiserade man sig först tvärfunktionellt, för att integrera tillsynen av socialtjänst och hälso- och sjukvård. Två år senare delade man upp sig i två olika enheter igen.

– Vi kommer nog också att få prova oss fram, tror Sylvia.

Arbetet med att sammanställa alla synpunkter som lämnades pågår för fullt på T-kansliet. Det skrevs uppskattningsvis 1000 lappar i torsdags! Sammanställningen kommer att utgöra del av underlaget i det fortsatta utvecklingsarbetet.

– Det var ett fantastiskt engagemang, säger Johan Carlson om resultatet av åsiktsstationerna. Jag ser fram emot att se sammanställningen, och sedan gå igenom förslagen i Tillsynsutvecklingsgruppens arbetsmöte inför hur vi går vidare den 28 maj.

Lyckat avdelningsmöte

Nu har årets avdelningsmöte för Tillsynsavdelningen gått av stapeln. Salen i Folkets Hus var nästan fullpackad när Johan Carlson hälsade välkomna i onsdags eftermiddag.

– Vi sitter nu i samma båt, inledde Johan Carlson. Vi har en lång seglats att göra och vi vet nu vem som sitter i den båten.

Johan uppmanade därför deltagarna att utnyttja möjligheterna att träffas och ha trevligt över enhetsgränserna. Under de två mötesdagarna fanns det många tillfällen till mingel mellan deltagarna.

En fylligare sammanfattning av mötet kommer att presenteras här på bloggen inom kort, inklusive delar av det presentationsmaterial som användes under dagarna.

Till dess kommer här en glad bild på deltagarna när komikern Thomas Oredsson, som pratade om språk och kommunikation, bjöd på skratt.

Avdelningsmöte imorgon!

Imorgon är det avdelningsmöte för Tillsynsavdelningen på Folkets Hus i Stockholm. Mötet blir en möjlighet för alla medarbetare i den nya integrerade tillsynsverksamheten att träffa varandra och förhoppningen är att det blir bra mingel och diskussioner! Syftet är också att informera om nuläget och blicka framåt.

Onsdagsmötet inleds med ett besök av Trond Lutnaes, som kommer att dela med sig av sina erfarenheter av tillsynssamordningen i Norge. Därefter kommer du att få veta mer om hur långt arbetet med sammanslagningen har kommit. Första dagens möte avslutas med ett lättsamt anförande av Thomas Oredsson om att förstå varandra när man talar olika ”språk”. Till sist blir det gemensam middag på kvällen med musikunderhållning på Clarion Hotell i Skanstull.

På torsdagen lyssnar vi på en extern talare, Berth Danermark, som berättar om vad som händer när olika kulturer möts. Resten av dagen ägnar vi sedan åt vår egen organisation och diskussioner om denna. Mötet avslutas med lunch.

Det detaljerade programmet kan du läsa och skriva ut här.

Varmt välkomna!

Busstransport under avdelningsmötet

Ett förtydligande angående busstransporten när ni anmäler er till avdelningsmötet: Den gäller endast för dem som övernattar på Clarion Hotel Sign i city. Övriga mötesdeltagare får ta sig från Folkets Hus till Clarion Hotel Stockholm på Södermalm på egen hand efter mötets slut.

Enklaste sättet att ta sig direkt från Folkets Hus till Clarion på Södermalm är att ta tunnelbanan. Det tar fem minuter att promenera till Hötorgets t-banestation. Därifrån tar resan till Skanstull 7 minuter. Hotellet ligger precis vid Skanstulls t-banestation.

Vi kommer att ge vägbeskrivning till tunnelbanan för dem som behöver. Ni kommer att ha gott om tid på er, ca en och en halv timme, att ta er från Folkets Hus till Skanstull.

Vi ses den 13 maj!

Välkommen till Socialstyrelsen!

Den 24 april var sista dagen att svara på erbjudandet om övergång, och nu vet vi hur många som har tackat ja:

Göteborg: 30 av 37
Jönköping: 19 av 31
Malmö: 28 av 33
Stockholm: 42 av 43
Umeå: 25 av 31
Örebro: 53 av 66

Glöm inte att anmäla dig till avdelningsmötet den 13-14 maj, då du kommer att få en chans att träffa dina nya arbetskamrater. Vi kommer att prata om kultur och vad som händer vid sammanslagningar. Mer information om programmet kommer här på bloggen i nästa vecka. Sista anmälningsdag är den 4 maj! Anmäl dig och läs om hur du beställer resan här.

Glöm inte heller att gå in på bloggen även framöver. Vi kommer att fortsätta använda bloggen för information som gäller samgåendet. Eftersom vi nu vet vilka som följer med, kommer vi också att kunna kommunicera mer direkt, till exempel via e-post.

Varmt välkommen till Socialstyrelsen och väl mött den 13 maj!
.

Lokalfrågan för RT-enheterna är löst

Nu är det klart var kontoren för de regionala enheterna kommer att ligga efter årsskiftet. RT-enheterna i Jönköping, Örebro och Umeå blir kvar på nuvarande adresser medan RT Stockholm, Malmö och Göteborg flyttar till nya. Slutförhandling pågår med RT Jönköpings nuvarande hyresvärd och man räknar med en överenskommelse nästa vecka.

Idag har Socialstyrelsens generaldirektör Lars-Erik Holm skrivit på avtalet med fastighetsägaren Fabege. Det innebär att RT Stockholm (RTS) får nya kontorslokaler i DN-skrapan på Kungsholmen efter årsskiftet. Lokalerna ligger på gångavstånd från Socialstyrelsens övriga lokaler i Stockholm.

– RTS kommer att sitta på våningsplan 7 och 9 i DN-skrapan. Tillsammans finns det plats för hundra medarbetare, säger Ronny Thelaus, chef för serviceenheten.

I dagarna har det också blivit klart att RT Malmö (RTM) flyttar till nya lokaler. Den nya adressen blir Västergatan 43-47 med plats för sjuttiofem arbetsplatser. Och redan i slutet av februari skrevs avtalet på om de nya lokalerna på Drakegatan1 för RT Göteborg (RTG).

– RT-enheterna i Jönköping, Umeå och Örebro kommer att sitta kvar på nuvarande adresser men kommer att expandera. RT Umeå kommer att få ett helt nytt våningsplan som byggs på huset och RT Örebro kommer att få tre nya våningsplan att förfoga över i huset, säger Ronny.
När det gäller RT Jönköping (RTJ) pågår just nu förhandlingar med fastighetsägaren om lokaler. Det lutar åt att RTJ kommer att få sitta kvar i sina nuvarande lokaler men det återstår att komma överens om hyra och villkor i hyresavtalet.

– Nu sätter vi igång med nästa fas då vi ska planera för möbler, inredning och utrustning för kontoren och att inventera vad som går att återanvända, säger Ronny.

RTG flyttar den 26 september, RTM preliminärt den 1 december och RTS vid årsskiftet. Vid årsskiftet ska de nya våningsplanen på kontoren i Umeå och Örebro också vara färdiga att flytta in i.

När det gäller lokalarbetsplatserna finns flera mycket bra förslag i Falun och man förutser inte heller några problem i Sundsvall.

Minnesanteckningar från styrgruppsmötet

Här kommer minnesanteckningar från senaste styrgruppsmötet den 23 april.

Slutrapport från delprojekt Ärenden

Delprojektet för Ärenden och arbetsuppgifter har haft till uppgift att kartlägga vilka ärenden som ska föras över från länsstyrelserna till Socialstyrelsen. Deras slutrapport utgör underlag för bedömningen av resurs- och kompetensbehovet i den nya organisationen.

Björn Forsberg som lett arbetet tycker att arbetet i gruppen har varit konstruktivt.
– I rapporten finns en hel del matnyttig statistik över antal ärenden med mera. Även om underlag har hämtats från länsstyrelserna själva måste man dock vara lite försiktig med tolkningar, säger han.

Projektgruppens slutsatser kan du läsa i rapporten här. Bland annat rekommenderar de resursförstärkning för diarieöverföring av öppna ärenden, samt efterlyser en policy för hur samverkan med externa grupper ska organiseras centralt och inom regionerna.

Tillräckligt stort intresse för lokalarbetsplatserna

Nu är det klart att lokalarbetsplatser kommer att inrättas i Falun och Sundsvall, eftersom 15 respektive 11 personer har anmält sitt intresse till att placeras på dessa orter.

En spännande resa börjar här

Nu på fredag är det sista dagen att ta ställning till övergångserbjudandet. Johan Carlson, chef för tillsynsavdelningen på Socialstyrelsen, hoppas att så många som möjligt tackar ja och dessutom kommer till avdelningsmötet den 13-14 maj.

Erfarenhetsutbyte blir en viktig byggsten i den nya integrerade verksamheten och Johan Carlson är angelägen om att så många som möjligt är med redan från början i utvecklingsarbetet. Det första avdelningsmötet ger ledningen en chans att samla in värdefulla synpunkter och medarbetarna en chans att vara med och påverka arbetssättet i den nya samlade tillsynen.

– Vi ska utveckla en ny tillsynskultur, och det kommer att kräva intensivt arbete under flera år. Så förändringen blir en chans för medarbetarna att utvecklas i jobbet. Jag tror det blir både intressant och roligt!

Johan Carlson betonar att ett syfte med integreringen är att olika tillsynsområden kan ha stort utbyte av att arbeta närmare varandra:

- I den nya organisationen kommer medarbetarna från både Socialstyrelsen och Länsstyrelsen att kunna vidga sina vyer och lära sig mer om frågor som de tidigare bara snuddat vid. Tillsammans kommer vi att kunna hitta nya spännande infallsvinklar i gemensamma frågor, berättar han.

En del medarbetare har efterlyst mer information om exakt hur arbetet kommer att se ut för varje enskild person efter årsskiftet och hur man ska kunna lösa deras specifika problem med långa resor, veckopendling etc. Johan Carlson hoppas att de flesta ändå ser möjligheterna med att vara med och påverka från början och poängterar att de flesta problem går att lösa.

– Även om myndigheten inte har kunnat ge generella löften i detta skede så är vår ambition att under den tid som återstår fram till samgåendet försöka hitta lösningar, ibland även temporära sådana, som kan underlätta för så många som möjligt att inte bara tacka ja till övergång nu utan även följa med hela vägen fram till januari 2010 och därefter.

Anmälan till avdelningsmötet 13-14 maj

För er som i april accepterar övergångserbjudandet till Socialstyrelsen är det snart dags för avdelningsmöte med den nya, integrerade Tillsynsavdelningen. Anmäl dig så snart som möjligt, men senast den 4 maj.

Vad ska vi prata om?
Mötet inleds med lunch den 13 maj och avslutas med lunch dagen efter. Det är gemensam middag den första kvällen. Mötet kommer att innehålla föreläsningar, informations- dragningar och gruppdiskussioner. Ett detaljerat program kan du läsa här.

Övernattning
Bokningsbolaget sköter fördelningen av hotell och rum.

Boka resa
För att beställa biljetter kontaktar du Socialstyrelsens resebyrå via telefon, fax, brev eller e-post:
Tel.: 031-303 21 41
Fax: 031-303 21 99
E-post: socialstyrelsen@carlsonwagonlit.se

Följande uppgifter ska anges när du bokar:
Kostnadsställe: 211
Inloggningsnamn: malafoh (Marja Larsson)
Skäl till resan: T-avdelningsmöte
Ej anställd

Varmt välkomna!

.

Information från delprojektet Teknikstöd, tele- och administration

Inom delprojektet har vi under de senaste månaderna arbetat med att gå igenom och kostnadsberäkna vilka investeringar som måste göras under 2009 med anledning av den samordnade tillsynen, t.ex. inredning av kontor, inköp av kopiatorer, skrivare, datorer, servrar m.m. Socialstyrelsen har sedan begärt hos regeringen att få utökad låneram för att kunna göra de investeringar som behövs och regeringen kommer sannolikt att besluta om utökad investeringsram under april månad.

Vi har också börjat en genomgång av vad som måste göras för att det ska finnas telefoner på plats den 1 januari för alla nya medarbetare och för att telefonin ska fungera väl överallt. Vi har haft problem med täckningen i vissa regioner och hoppas nu få till stånd förbättrad täckning och kanske kan vi också förbättra vissa funktioner i Socialstyrelsens växel. Växeln måste också förstärkas med mer personal, men eftersom Socialstyrelsen köper växeltjänster är det en fråga som ska regleras genom avtal. Vi har också gått igenom vilka licenser som måste anskaffas och diskuterar nu på vilket sätt detta kan göras på ett smidigt sätt.

En annan fråga som har varit aktuell är hur Natilos ska fungera från 2010. Vår ambition är att alla uppgifter som idag matas in i Natilos ska finnas tillgängliga där även år 2010 men att uppgifter som också kommer att finnas i diarium och dokumenthanteringssystem automatiskt ska föras över till Natilos så att inga uppgifter behöver registreras mer än en gång. Arbetet med detta är inte alls klart men vi har kommit så långt att vi kan se att det finns förutsättningar för att det ska kunna fungera enligt vår ambition.

Uppdatering och anpassning av Socialstyrelsens diarie- och dokumenthanteringssystem (DHS) kommer att hanteras i ett särskilt projekt och i det projektet ingår också övertagande och viss utveckling av KiLEN. En kravspecifikation för det arbete som ska göras ska vara klar den sista april.

Vi har också börjat diskutera med andra delprojektgrupper om hur vi ska lägga upp ett utbildningspaket för de olika utbildningar som kommer att genomföras i början av 2010. Det är såväl utbildningar för att kunna hantera Socialstyrelsens stödsystem för personalrapportering, fakturahantering, tidsredovisning och ekonomiuppföljning, som utbildning om Socialstyrelsens uppdrag, organisation och arbetssätt inklusive tillsyn. Planeringen för dessa utbildningar kommer att vara en utmaning eftersom de helst ska genomföras på sex ställen under samma tidsperiod och av samma personer.

Kort sammanfattat arbetar vi med att identifiera allt som behöver göras för att IT, telefoni och administration ska fungera för den samordnade tillsynen från den 1 januari. Många pusselbitar återstår ännu att identifiera och sedan gå igenom.

Åsa Ekman