DHS är Socialstyrelsens ärende- och dokumenthanteringssystem. I förberedelsearbetet inför den samordnade tillsynen ingår att anpassa DHS för den nya verksamheten. Arbetsgruppen består av företrädare för länsstyrelserna, Socialstyrelsen och leverantören Logica.
Just nu pågår arbetet med att skriva lathundar, och den 12 oktober ska en testgrupp på 12 personer få utbildning i systemet inför testningarna som sedan påbörjas.
Utbildning i DHS påbörjas i november för nyckelanvändare bland Socialstyrelsens personal. På RT-enheterna utbildas samtliga medarbetare på sina respektive enheter under perioden 25 november – 17 december. I januari kommer samtliga nya medarbetare från länsstyrelserna att utbildas på den RT-enhet de ska tillhöra.
Se tidplanen för DHS-projektet under perioden september 2009 till januari 2010
Frågor angående utbildning besvaras av Ulla Holmström ulla.holmstrom@socialstyrelsen.se
Frågor angående DHS-projektet besvaras av Henric Larsson henric.larsson.konsult@socialstyrelsen.se
Visar inlägg med etikett IT och administrativa rutiner. Visa alla inlägg
Visar inlägg med etikett IT och administrativa rutiner. Visa alla inlägg
torsdag 24 september 2009
onsdag 23 september 2009
Anpassning av Socialstyrelsens webbplats
Ett arbete med att förbereda Socialstyrelsens webbplats för den sociala tillsynen har påbörjats och leds av Therese Windén på Kommunikationsavdelningen.
Just nu inventeras den information som finns i dag på länsstyrelsernas webbplatser. Därefter ska texter om den sociala tillsynen skrivas, och de blanketter, dokument och publikationer som behöver föras över ska anpassas till Socialstyrelsens grafiska profil.
Den sociala tillsynen har också en e-tjänst, för ej verkställda beslut, som ska integreras med Socialstyrelsens webbplats. Detta arbete leds av Henric Larsson, som arbetar på GD-staben och som varit medlem i delprojektet Teknikstöd och administrativa rutiner.
Infoportalen, som skapades för att ge socialtjänst-avdelningen på Socialstyrelsen och den sociala tillsynen på länsstyrelserna en gemensam arbetsyta, kommer att föras över till Socialstyrelsens intranät.
Hela projektet beräknas vara klart i tid till verksamhets-övergången vid årsskiftet.
Just nu inventeras den information som finns i dag på länsstyrelsernas webbplatser. Därefter ska texter om den sociala tillsynen skrivas, och de blanketter, dokument och publikationer som behöver föras över ska anpassas till Socialstyrelsens grafiska profil.
Den sociala tillsynen har också en e-tjänst, för ej verkställda beslut, som ska integreras med Socialstyrelsens webbplats. Detta arbete leds av Henric Larsson, som arbetar på GD-staben och som varit medlem i delprojektet Teknikstöd och administrativa rutiner.
Infoportalen, som skapades för att ge socialtjänst-avdelningen på Socialstyrelsen och den sociala tillsynen på länsstyrelserna en gemensam arbetsyta, kommer att föras över till Socialstyrelsens intranät.
Hela projektet beräknas vara klart i tid till verksamhets-övergången vid årsskiftet.
måndag 22 juni 2009
Körschema inför övergången
De olika delprojekten arbetar nu med att sammanställa en gemensam lista över vad som måste göras inför och i samband med verksamhetsövergången, stort som smått. Exempel på aktiviteter är:
- utbilda personal
- skanna in de öppna ärenden som ska föras över
- beställa utrustning till de nya lokalerna och
- anpassa Socialstyrelsens webbplats.
Syftet med ett gemensamt körschema är att undvika att uppgifter antingen görs dubbelt eller faller mellan stolarna. Listan kommer också att publiceras här på bloggen, så att alla medarbetare kan se hur planeringen ser ut.
fredag 17 april 2009
Information från delprojektet Teknikstöd, tele- och administration
Inom delprojektet har vi under de senaste månaderna arbetat med att gå igenom och kostnadsberäkna vilka investeringar som måste göras under 2009 med anledning av den samordnade tillsynen, t.ex. inredning av kontor, inköp av kopiatorer, skrivare, datorer, servrar m.m. Socialstyrelsen har sedan begärt hos regeringen att få utökad låneram för att kunna göra de investeringar som behövs och regeringen kommer sannolikt att besluta om utökad investeringsram under april månad.
Vi har också börjat en genomgång av vad som måste göras för att det ska finnas telefoner på plats den 1 januari för alla nya medarbetare och för att telefonin ska fungera väl överallt. Vi har haft problem med täckningen i vissa regioner och hoppas nu få till stånd förbättrad täckning och kanske kan vi också förbättra vissa funktioner i Socialstyrelsens växel. Växeln måste också förstärkas med mer personal, men eftersom Socialstyrelsen köper växeltjänster är det en fråga som ska regleras genom avtal. Vi har också gått igenom vilka licenser som måste anskaffas och diskuterar nu på vilket sätt detta kan göras på ett smidigt sätt.
En annan fråga som har varit aktuell är hur Natilos ska fungera från 2010. Vår ambition är att alla uppgifter som idag matas in i Natilos ska finnas tillgängliga där även år 2010 men att uppgifter som också kommer att finnas i diarium och dokumenthanteringssystem automatiskt ska föras över till Natilos så att inga uppgifter behöver registreras mer än en gång. Arbetet med detta är inte alls klart men vi har kommit så långt att vi kan se att det finns förutsättningar för att det ska kunna fungera enligt vår ambition.
Uppdatering och anpassning av Socialstyrelsens diarie- och dokumenthanteringssystem (DHS) kommer att hanteras i ett särskilt projekt och i det projektet ingår också övertagande och viss utveckling av KiLEN. En kravspecifikation för det arbete som ska göras ska vara klar den sista april.
Vi har också börjat diskutera med andra delprojektgrupper om hur vi ska lägga upp ett utbildningspaket för de olika utbildningar som kommer att genomföras i början av 2010. Det är såväl utbildningar för att kunna hantera Socialstyrelsens stödsystem för personalrapportering, fakturahantering, tidsredovisning och ekonomiuppföljning, som utbildning om Socialstyrelsens uppdrag, organisation och arbetssätt inklusive tillsyn. Planeringen för dessa utbildningar kommer att vara en utmaning eftersom de helst ska genomföras på sex ställen under samma tidsperiod och av samma personer.
Kort sammanfattat arbetar vi med att identifiera allt som behöver göras för att IT, telefoni och administration ska fungera för den samordnade tillsynen från den 1 januari. Många pusselbitar återstår ännu att identifiera och sedan gå igenom.
Åsa Ekman
Vi har också börjat en genomgång av vad som måste göras för att det ska finnas telefoner på plats den 1 januari för alla nya medarbetare och för att telefonin ska fungera väl överallt. Vi har haft problem med täckningen i vissa regioner och hoppas nu få till stånd förbättrad täckning och kanske kan vi också förbättra vissa funktioner i Socialstyrelsens växel. Växeln måste också förstärkas med mer personal, men eftersom Socialstyrelsen köper växeltjänster är det en fråga som ska regleras genom avtal. Vi har också gått igenom vilka licenser som måste anskaffas och diskuterar nu på vilket sätt detta kan göras på ett smidigt sätt.
En annan fråga som har varit aktuell är hur Natilos ska fungera från 2010. Vår ambition är att alla uppgifter som idag matas in i Natilos ska finnas tillgängliga där även år 2010 men att uppgifter som också kommer att finnas i diarium och dokumenthanteringssystem automatiskt ska föras över till Natilos så att inga uppgifter behöver registreras mer än en gång. Arbetet med detta är inte alls klart men vi har kommit så långt att vi kan se att det finns förutsättningar för att det ska kunna fungera enligt vår ambition.
Uppdatering och anpassning av Socialstyrelsens diarie- och dokumenthanteringssystem (DHS) kommer att hanteras i ett särskilt projekt och i det projektet ingår också övertagande och viss utveckling av KiLEN. En kravspecifikation för det arbete som ska göras ska vara klar den sista april.
Vi har också börjat diskutera med andra delprojektgrupper om hur vi ska lägga upp ett utbildningspaket för de olika utbildningar som kommer att genomföras i början av 2010. Det är såväl utbildningar för att kunna hantera Socialstyrelsens stödsystem för personalrapportering, fakturahantering, tidsredovisning och ekonomiuppföljning, som utbildning om Socialstyrelsens uppdrag, organisation och arbetssätt inklusive tillsyn. Planeringen för dessa utbildningar kommer att vara en utmaning eftersom de helst ska genomföras på sex ställen under samma tidsperiod och av samma personer.
Kort sammanfattat arbetar vi med att identifiera allt som behöver göras för att IT, telefoni och administration ska fungera för den samordnade tillsynen från den 1 januari. Många pusselbitar återstår ännu att identifiera och sedan gå igenom.
Åsa Ekman
fredag 27 februari 2009
Projektplan för teknik och administration
Allt från ekonomiservice till verksamhetsstatistik och DHS (Socialstyrelsens ärendehanteringssystem) – delprojektet Teknikstöd, tele och administrativa rutiner har ett omfattande uppdrag att se över hur befintliga administrativa system, rutiner och IT-system kan användas och anpassas och i vilken utsträckning det kan behövas förändringar för att en samordnad tillsyn ska kunna fungera från årsskiftet.
- Det är många frågetecken att räta ut och en del frågor kommer att kräva snabba svar, säger Åsa Ekman, som leder delprojektet. Som exempel på frågor som brådskar nämner hon utvecklingen av DHS och integreringen av Kilen (länsstyrelsernas gemensamma system för att hämta in statistik över icke verkställda domar från kommunerna).
Mer information hittar du i projektplanen.
- Det är många frågetecken att räta ut och en del frågor kommer att kräva snabba svar, säger Åsa Ekman, som leder delprojektet. Som exempel på frågor som brådskar nämner hon utvecklingen av DHS och integreringen av Kilen (länsstyrelsernas gemensamma system för att hämta in statistik över icke verkställda domar från kommunerna).
Mer information hittar du i projektplanen.
onsdag 26 november 2008
De sju delprojekten
Ärenden och arbetsuppgifter
Projektet leds av Björn Forsberg, som tidigare bland annat varit chef på Socialstyrelsens regionala tillsynsenhet i Jönköping. Projektet ska identifiera och redovisa de olika ärendetyperna med volymuppgifter och resursberäkningar – ett arbete som behöver göras rätt snabbt eftersom resultatet är det underlag som behövs för att bedöma omfattningen av verksamheten.
Övriga projektmedlemmar är Eva Kågestad från Socialstyrelsens regionala tillsynsenhet i Jönköping och Elisabeth Ljungberg, enheten för huvudregistratur och arkiv. Från länsstyrelserna deltar Anne Marie Strid-Schultz, länsstyrelsen Östergötland, Anita Andersson, länsstyrelsen i Jönköpings län, Birgit Rengren Borgersen, länsstyrelsen Uppsala län och Annika Algeblad, länsstyrelsen Örebro län. Facklig representant är Ann-Kristin Vesterlund (SIS).
Tillsynsutveckling
Mer långsiktigt är uppdraget till det delprojekt som ska arbeta med utveckling av tillsynen. Arbetet leds av chefen för Socialstyrelsens tillsynsavdelning, Johan Carlson, som understryker att hela tanken med förändringen är att skapa en ny och integrerad tillsyn. Arbetet kommer att kräva stort engagemang både från dem med kunskap om tillsyn av socialtjänsten och de medarbetare som ansvarar för tillsynen över hälso- och sjukvården. Här behöver man ta fram nya policy- och kvalitetsdokument, liksom metoder och rutiner för det praktiska tillsynsarbetet som handläggningsordningar och beslutsformuleringar. Hur pågående utvecklingsarbete ska fortskrida behöver också klarläggas. En tydlig och gemensam tillsynsplan för en integrerad tillsyn över hälso- och sjukvård och socialtjänst räknar Johan Carlson med att ha klar för år 2011.
Från Socialstyrelsens deltar också Anders Verneholt, Ewa Gustafsson, Thomas Tegenfeldt och Peder Carlsson från Tillsynsavdelningen, Inga-Märta Forsström från Regionala tillsynsenheten i Umeå, Ann Holmberg från Socialtjänstavdelningen och Björn Forsberg. Från länsstyrelserna deltar Cristina Foconi, Västra Götalands län, AnneMarie Danon, länsstyrelsen i Stockholms län, Thomas Larsson, länsstyrelsen Värmland och Kjell Brickman, länsstyrelsen Jämtlands län.
Övrig verksamhetsutveckling
En särskild grupp, under ledning av chefen för socialtjänstavdelningen i Socialstyrelsen, Åsa Börjesson, kommer att arbeta med övrig verksamhetsutveckling. Här ingår en översyn av var frågor som stödjer utvecklingen av socialtjänsten ska ligga. Den del av länsstyrelsernas verksamhet som handlar om utveckling är ofta nära sammanflätad med tillsynsarbetet och här måste det också till klargöranden från regeringen.
Från Socialstyrelsen deltar också Viveka Englander på sociala tillsynsenheten. Från länsstyrelserna deltar Inger Eriksson, länsstyrelsen Dalarnas län, Gunvor Landkvist, länsstyrelsen i Skåne län och Chanett Edlund, länsstyrelsen Västernorrland.
Personalfrågor
Arbetet med personalfrågorna leds av Socialstyrelsens personalchef Lotta Bodin Andersson. Det handlar främst om villkoren och processen för verksamhetsövergången, men också om bemanningsfrågor. Lotta Bodin konstaterar att det är mycket som måste klarläggas innan man kommer in på frågor som rör enskilda medarbetares villkor. När arbetet med att identifiera och redovisa ärenden och arbetsuppgifter samt översynen av utvecklingsfrågorna är avslutat kan länsstyrelserna påbörja sitt arbete med att identifiera vilka personer som omfattas av verksamhetsövergången. Först därefter kan en förfrågan om övergång gå ut till berörda personer på länsstyrelserna. Arbetet med personalfrågorna kommer att ske i nära samarbete med personalenheterna i länsstyrelserna. En representant från Arbetsgivarverket kommer att bidra i arbetet.
Utöver Lotta Bodin ingår även Gunilla Olsson från Socialstyrelsens personalenhet i projektet. Från länsstyrelserna deltar Benny Torstensson, socialdirektör Halland, Britt-Marie Börjesson, socialdirektör Västra Götaland, Anna-Karin Olofsdotter, personalchef Uppsala län, Kerstin Hasselgren, personalchef Örebro län och Torbjörn Johansen, personalchef Kalmar län. Dessutom deltar två fackliga representanter, från SACO och OFR. Projektet har också tillgång till en expert på verksamhetsövergång.
Administrativa rutiner, teknikstöd och telefoni
Dessa frågor hanteras av en arbetsgrupp under ledning av avdelningsdirektör Åsa Ekman på Socialstyrelsens tillsynsavdelning. Här ligger frågor om rent administrativa IT-lösningar och stödfunktioner som Agresso m.m. Men gruppen ska också hantera frågor om teknikstöd i själva tillsynsarbetet som händelsedatabasen och NATILOS, som är ett system för inrapportering från länsstyrelserna.
I gruppen ingår också Ulla Holmström från Socialstyrelsen och från länsstyrelserna deltar Hans Askerlund, länsstyrelsen Örebro län och Annika Lissel, länsstyrelsen i Kronobergs län.
Lokaler
Lokalfrågan är brådskande. Delprojektet leds av Ronny Thelaus, chef för Socialstyrelsens serviceenhet. Utgångspunkten är att den samlade tillsynsverksamheten ska bedrivas från Socialstyrelsens nuvarande regionala enheter. Flera av de regionala enheterna har lokaler där kontrakten snart går ut och då måste arbetet med dimensionering av lokaler vara utklarat och det måste finnas tid att hitta lämpliga nya lokaler.
Från Socialstyrelsen deltar, förutom Ronny Thelaus: Mats Feretti, serviceenheten, Elisabeth Wall Bennet och Marja Larsson, Tillsynsavdelningen, Åke Setréus, SACO-representant och Anna-Karin Jernström, huvudskyddsombud. Representanter från IT-enheten och arkivenheten tillkommer men är ännu inte utsedda. Från länsstyrelserna deltar Carl-Gustav Hultman, länsstyrelsen Västerbotten. Dessutom kommer medarbetare från länsstyrelserna att delta i visningarna av nya lokaler.
Kommunikation och marknadsföring
Kommunikationsfrågorna sträcker sig över samtliga delprojekt och kommer att kräva insatser under hela perioden fram till överflyttningen, men också ett tag därefter. Snabb information och samma information till alla som är berörda på länsstyrelserna och på Socialstyrelsen är avgörande. Delprojektet leds av Merike Palm på Socialstyrelsens informationsavdelning. När det gäller kommunikationsfrågorna är samarbete med informatörer från några av länsstyrelserna viktigt, både för att nå ut med information och för att få kännedom om vilka frågor som är aktuella och kräver svar.
Utöver Merike Palm deltar Karin Bergqvist från Socialstyrelsens informationsavdelning i projektet. Länsstyrelserna representeras av PetraMy Börjesson, informatör på länsstyrelsen i Stockholms län och Christina Markstedt, socialdirektör på länsstyrelsen Gävleborg.
Projektet leds av Björn Forsberg, som tidigare bland annat varit chef på Socialstyrelsens regionala tillsynsenhet i Jönköping. Projektet ska identifiera och redovisa de olika ärendetyperna med volymuppgifter och resursberäkningar – ett arbete som behöver göras rätt snabbt eftersom resultatet är det underlag som behövs för att bedöma omfattningen av verksamheten.
Övriga projektmedlemmar är Eva Kågestad från Socialstyrelsens regionala tillsynsenhet i Jönköping och Elisabeth Ljungberg, enheten för huvudregistratur och arkiv. Från länsstyrelserna deltar Anne Marie Strid-Schultz, länsstyrelsen Östergötland, Anita Andersson, länsstyrelsen i Jönköpings län, Birgit Rengren Borgersen, länsstyrelsen Uppsala län och Annika Algeblad, länsstyrelsen Örebro län. Facklig representant är Ann-Kristin Vesterlund (SIS).
Tillsynsutveckling
Mer långsiktigt är uppdraget till det delprojekt som ska arbeta med utveckling av tillsynen. Arbetet leds av chefen för Socialstyrelsens tillsynsavdelning, Johan Carlson, som understryker att hela tanken med förändringen är att skapa en ny och integrerad tillsyn. Arbetet kommer att kräva stort engagemang både från dem med kunskap om tillsyn av socialtjänsten och de medarbetare som ansvarar för tillsynen över hälso- och sjukvården. Här behöver man ta fram nya policy- och kvalitetsdokument, liksom metoder och rutiner för det praktiska tillsynsarbetet som handläggningsordningar och beslutsformuleringar. Hur pågående utvecklingsarbete ska fortskrida behöver också klarläggas. En tydlig och gemensam tillsynsplan för en integrerad tillsyn över hälso- och sjukvård och socialtjänst räknar Johan Carlson med att ha klar för år 2011.
Från Socialstyrelsens deltar också Anders Verneholt, Ewa Gustafsson, Thomas Tegenfeldt och Peder Carlsson från Tillsynsavdelningen, Inga-Märta Forsström från Regionala tillsynsenheten i Umeå, Ann Holmberg från Socialtjänstavdelningen och Björn Forsberg. Från länsstyrelserna deltar Cristina Foconi, Västra Götalands län, AnneMarie Danon, länsstyrelsen i Stockholms län, Thomas Larsson, länsstyrelsen Värmland och Kjell Brickman, länsstyrelsen Jämtlands län.
Övrig verksamhetsutveckling
En särskild grupp, under ledning av chefen för socialtjänstavdelningen i Socialstyrelsen, Åsa Börjesson, kommer att arbeta med övrig verksamhetsutveckling. Här ingår en översyn av var frågor som stödjer utvecklingen av socialtjänsten ska ligga. Den del av länsstyrelsernas verksamhet som handlar om utveckling är ofta nära sammanflätad med tillsynsarbetet och här måste det också till klargöranden från regeringen.
Från Socialstyrelsen deltar också Viveka Englander på sociala tillsynsenheten. Från länsstyrelserna deltar Inger Eriksson, länsstyrelsen Dalarnas län, Gunvor Landkvist, länsstyrelsen i Skåne län och Chanett Edlund, länsstyrelsen Västernorrland.
Personalfrågor
Arbetet med personalfrågorna leds av Socialstyrelsens personalchef Lotta Bodin Andersson. Det handlar främst om villkoren och processen för verksamhetsövergången, men också om bemanningsfrågor. Lotta Bodin konstaterar att det är mycket som måste klarläggas innan man kommer in på frågor som rör enskilda medarbetares villkor. När arbetet med att identifiera och redovisa ärenden och arbetsuppgifter samt översynen av utvecklingsfrågorna är avslutat kan länsstyrelserna påbörja sitt arbete med att identifiera vilka personer som omfattas av verksamhetsövergången. Först därefter kan en förfrågan om övergång gå ut till berörda personer på länsstyrelserna. Arbetet med personalfrågorna kommer att ske i nära samarbete med personalenheterna i länsstyrelserna. En representant från Arbetsgivarverket kommer att bidra i arbetet.
Utöver Lotta Bodin ingår även Gunilla Olsson från Socialstyrelsens personalenhet i projektet. Från länsstyrelserna deltar Benny Torstensson, socialdirektör Halland, Britt-Marie Börjesson, socialdirektör Västra Götaland, Anna-Karin Olofsdotter, personalchef Uppsala län, Kerstin Hasselgren, personalchef Örebro län och Torbjörn Johansen, personalchef Kalmar län. Dessutom deltar två fackliga representanter, från SACO och OFR. Projektet har också tillgång till en expert på verksamhetsövergång.
Administrativa rutiner, teknikstöd och telefoni
Dessa frågor hanteras av en arbetsgrupp under ledning av avdelningsdirektör Åsa Ekman på Socialstyrelsens tillsynsavdelning. Här ligger frågor om rent administrativa IT-lösningar och stödfunktioner som Agresso m.m. Men gruppen ska också hantera frågor om teknikstöd i själva tillsynsarbetet som händelsedatabasen och NATILOS, som är ett system för inrapportering från länsstyrelserna.
I gruppen ingår också Ulla Holmström från Socialstyrelsen och från länsstyrelserna deltar Hans Askerlund, länsstyrelsen Örebro län och Annika Lissel, länsstyrelsen i Kronobergs län.
Lokaler
Lokalfrågan är brådskande. Delprojektet leds av Ronny Thelaus, chef för Socialstyrelsens serviceenhet. Utgångspunkten är att den samlade tillsynsverksamheten ska bedrivas från Socialstyrelsens nuvarande regionala enheter. Flera av de regionala enheterna har lokaler där kontrakten snart går ut och då måste arbetet med dimensionering av lokaler vara utklarat och det måste finnas tid att hitta lämpliga nya lokaler.
Från Socialstyrelsen deltar, förutom Ronny Thelaus: Mats Feretti, serviceenheten, Elisabeth Wall Bennet och Marja Larsson, Tillsynsavdelningen, Åke Setréus, SACO-representant och Anna-Karin Jernström, huvudskyddsombud. Representanter från IT-enheten och arkivenheten tillkommer men är ännu inte utsedda. Från länsstyrelserna deltar Carl-Gustav Hultman, länsstyrelsen Västerbotten. Dessutom kommer medarbetare från länsstyrelserna att delta i visningarna av nya lokaler.
Kommunikation och marknadsföring
Kommunikationsfrågorna sträcker sig över samtliga delprojekt och kommer att kräva insatser under hela perioden fram till överflyttningen, men också ett tag därefter. Snabb information och samma information till alla som är berörda på länsstyrelserna och på Socialstyrelsen är avgörande. Delprojektet leds av Merike Palm på Socialstyrelsens informationsavdelning. När det gäller kommunikationsfrågorna är samarbete med informatörer från några av länsstyrelserna viktigt, både för att nå ut med information och för att få kännedom om vilka frågor som är aktuella och kräver svar.
Utöver Merike Palm deltar Karin Bergqvist från Socialstyrelsens informationsavdelning i projektet. Länsstyrelserna representeras av PetraMy Börjesson, informatör på länsstyrelsen i Stockholms län och Christina Markstedt, socialdirektör på länsstyrelsen Gävleborg.
Prenumerera på:
Inlägg (Atom)
Inlägg
